Besser planenWarum es sich lohnt, auf einen digitalen Kalender umzusteigen
Auf jedem Smartphone ist ein Kalender vorinstalliert, der sich wie etwa der Google Calendar (im Bild) auch synchronisieren oder im PC-Browser bearbeiten lässt.
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München/Hannover – Unleserliches Gekritzel, schmierige Seiten - und dann auch noch zu Hause liegengelassen: All das kann man sich ersparen. Wer vom analogen Kalender auf das digitale Gegenstück umsteigt, kann von dessen Vorteilen profitieren: einfaches Handling, Erinnerungsfunktionen und Schnittstellen zu anderen Diensten sorgen für ein cleveres Terminmanagement mit mehr Komfort.
Termine können nicht mehr verloren gehen
„Veränderung ist im Alltag ein ständiger Begleiter“, sagt Jörg Geiger vom Technikmagazin „Chip“. „Auf dem Papier muss man dann streichen und etwas neu eintragen - digital lässt sich ein Termin leicht löschen oder verschieben.“ Ein weiterer Vorteil:
Der digitale Kalender kann nicht verloren gehen. Dank der Cloud synchronisieren sich die Termine außerdem und sind deshalb auf dem Rechner, dem Tablet und dem Smartphone immer aktuell.
Als Standardanwendungen sind Kalender in Betriebssystemen wie Windows, iOS, Android und MacOS vorinstalliert. Die Anwendungen bieten bereits eine Reihe nützlicher Funktionen. Wiederholende Termine und Erinnerungen, verschiedene Ansichten oder eine Verknüpfung zu Google Maps beispielsweise. Damit erinnert die App ihren Nutzer, wann es Zeit zum Aufbrechen für einen Termin ist. Auch das Anlegen von verschiedenen Kalendern ist meist möglich. Ehepaare können so zum Beispiel ihre beruflichen Termine separat von den gemeinsamen Familienaktivitäten eintragen. Die Termine können auch per E-Mail mit anderen geteilt werden.
Verschiedenste Kalender-Apps auf dem Markt
Doch der Markt für Kalender-Apps ist riesig: Wer neben seinem iCloud- oder Google-Konto noch andere Mail-Konten nutzt, kann auch die dort integrierten Kalender nutzen. Und in den App Stores gibt es noch haufenweise Anwendungen für unterschiedliche Bedürfnisse. Einige sind noch stark an den Papierkalender angelehnt, andere unkonventionell.
Bei der App „Time Tree“ steht zum Beispiel die gemeinsam verbrachte Zeit im Mittelpunkt der Planung. Familien haben einen Überblick über die Termine jedes Mitglieds, außerdem enthält die App einen integrierten Chat.
Der „Business Calendar 2“ ist mit 4,75 Euro in der Pro-Version recht teuer, verfügt aber über besonders viele Funktionen. „Mit dem schafft man Arbeit weg“, sagt Geiger. Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben strukturieren und priorisieren. Es gibt auch eine Wettervorhersage, Termine können per Drag-and-Drop verschoben werden.
Die 5,49 Euro teure App „Fantastical 2“ für iOS ist unkonventionell: Termine und Aufgaben können in sprachlicher Form eingegeben werden. Aus dem eingetippten „Mittagessen mit Laura morgen um 14 Uhr“ generiert die App den Termin. Auch eine Spracheingabe ist möglich.
Kalender mit Spracheingabe
„Es gibt viele Apps, die die Eingabe von Terminen per Sprache unterstützen“, sagt Cornelia Dlugos vom Magazin „t3n“. Alexa, Siri und andere Sprachassistenten werden stetig weiterentwickelt. „Daher können wir davon ausgehen, dass alles, was man mit Sprachassistenten machen kann, in Zukunft immer besser funktioniert.“ Sprachsteuerung sei zudem eine sehr komfortable Art, Dinge zu erledigen.
Hundertprozentig verlassen kann man sich auf die Spracherkennung der Assistenten aber noch nicht. Ein Kontrollblick verhindert Missverständnisse und Terminkollisionen. Zuverlässiger als die Spracheingabe ist die Eingabe am Rechner. „Dort hat man den größten Bildschirm - und deshalb den besten Überblick“, sagt Geiger. Gerade bei langfristiger Planung sei die Eingabe am Computer sinnvoll.
Allerdings ist nicht die verwendete Kalender-App ausschlaggebend, sondern das technische Format des Kalenders, sagt Alexander Kuch vom Telekommunikationsportal „teltarif.de“. „Die drei großen Kalenderanbieter Google, Apple und Microsoft unterstützen zum Teil auch herstellerübergreifende Standards oder implementieren die Standards der Konkurrenten, um die Kalender des jeweils anderen Anbieters importieren oder synchronisieren zu können.“
Auf passende Standards achten - Datenzugriff beschränken
Herstellerübergreifende Standards für den Austausch von Kalendern sind CalDAV und iCal. Auch das Microsoft-Exchange-Format wird von fast allen Kalenderprogrammen und Apps unterstützt. „Bei der Wahl einer Kalender-App sollte man also darauf achten, dass diese mindestens einen der genannten Standards unterstützt“, rät Kuch.
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Generell ist auch die Offline-Nutzung der Kalender-Apps möglich. Die Termine werden dann lokal auf dem Gerät gespeichert, so Kuch. Das garantiere einen hohen Datenschutz, sofern das Gerät nicht verloren geht. Andererseits haben Nutzer von anderen Geräten aus dann keinen Zugriff auf den Kalender. Wer eine Online-Synchronisation der Daten zulässt, kann von allen Geräten an seine Termine heran. Allerdings ist der Datenschutz geringer. „Nachteilig ist, dass die Anbieter über die AGB theoretisch die Kalenderdaten mitlesen oder Geheimdiensten Zugriff darauf ermöglichen können“, sagt Kuch. Generell sollte man bei einer Kalender-App auch darauf achten, welche Zugriffsberechtigung die App fordert, rät Dlugos: „Benötigt eine App etwa Zugriff auf die Anrufliste, ohne eine Funktion, die das nutzt, sollte man sich nach einer Alternative umschauen.“
Für technisch versierte Nutzer ist es auch möglich, selbst einen Kalenderserver aufzusetzen und darüber die Synchronisation vorzunehmen. „Zugriff auf die Kalenderdaten hat außer den angemeldeten Nutzern dann lediglich der Administrator des Kalenders“, sagt Kuch. „Bekannte Anbieter von Open-Source-Kalender-Serversoftware sind Radicale, sabre/dav und DAViCal.“ (dpa/tmn)