Es gibt schönere Briefe als die Nebenkostenabrechnung. Stehen hohe Nachzahlungen an? Die GAG Immobilien AG hat jetzt bereits angekündigt, dass es für ihre Mieterinnen und Mieter in Köln wohl dazu kommen wird. Doch stimmen die Kosten, die dort aufgeführt sind, überhaupt? Wir erklären, was Mietende überprüfen sollten. Und was sie tun können, wenn Fehler auftauchen.

Eine Seltenheit sind die nicht. „Dass jede zweite Abrechnung falsch ist, ist wahrscheinlich noch zurückhaltend formuliert“, sagt Rechtsanwalt Jörg Hänsel vom Mieterverein Köln. Das Prüfen von Betriebskostenabrechnungen, im Alltag häufiger als Nebenkosten bezeichnet, sei der „Hauptbestandteil“ ihrer Arbeit.

Allerdings muss man differenzieren. „Die Frage ist natürlich: Wie groß wirkt sich dieser Fehler aus? Wenn die Wartung des Feuerlöschers für 3,95 Euro fälschlicherweise in Rechnung gestellt wird, dann ist die Abrechnung auch falsch. Aber die Auswirkung ist nicht sonderlich groß. In vielen Fällen geht es um Beträge, die geringfügig sind.“ Außerdem gebe es auch Abrechnungen, die zugunsten der Mieter falsch seien. Trotzdem: Von den Abrechnungen, die der Mieterverein prüft, gebe es bei zehn bis 15 Prozent „dramatische Veränderungen im Abrechnungsergebnis.“

Wann kommt meine Nebenkostenabrechnung?

Für die Nebenkostenabrechnung haben Vermietende nach dem Ende des Zeitraums, für den abgerechnet wird, ein Jahr Zeit. Für das Jahr 2022 zum Beispiel endet die Frist am 31. Dezember 2023. Dieser Zeitraum ändert sich auch durch einen eventuellen Auszug nicht. Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät, müssen eventuell eingeforderte Nachzahlungen nicht geleistet werden.

Was mache ich mit der Nebenkostenabrechnung überhaupt?

Einmal sollten Mietende ihre Nebenkostenabrechnung „auf Herz und Nieren prüfen“, empfiehlt Jörg Hänsel. Die folgenden Abrechnungen könne man dann mit dieser vergleichen. „Das grundsätzliche Konstrukt ändert sich im Regelfall ja nicht, sondern nur die Kosten“, sagt er: „Einmal sollte man es richtig gemacht haben, damit man die Gewissheit hat, wie die Abrechnung aussehen sollte. Danach wird es eigentlich relativ einfach.“

Welche Nebenkosten muss ich überhaupt bezahlen?

Vermietende können nicht einfach beliebig alle Kosten auf ihre Mietenden umlegen. Zulässig sind nur Kostenpunkte, die entweder in Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Dazu gehören neben den Klassikern wie Wasser und Strom noch 14 andere Punkte. Oder aber Kosten, deren Umlage auf Mietende explizit im Mietvertrag steht. Dies sollten Mietende auf jeden Fall kontrollieren, empfiehlt Jörg Hänsel. „Vermieter nutzen unterschiedliche Mietverträge, aber dieselben Abrechnungsmuster.“ Für Nichtjuristen könne diese Überprüfung im Zweifel aber etwas kompliziert werden.

Was sollte ich bei der Nebenkostenabrechnung auf jeden Fall überprüfen?

„Man sollte auf jeden Fall prüfen, ob die Vorauszahlungen richtig abgezogen wurden“, sagt Jörg Hänsel. Die Abschläge, die monatlich mit der Miete gezahlt werden, sollen dafür sorgen, dass am Ende des Jahres möglichst keine Nachzahlung ansteht. Von den anfallenden Nebenkosten müssen sie also korrekt abgezogen werden.

Darüber hinaus empfiehlt der Rechtsanwalt, die aktuelle Abrechnung für 2022 „auf jeden Fall“ zu überprüfen. Denn: „Der Dezember-Abschlag für Gas- und Fernwärme-Heizkosten ist vom Bund übernommen worden. Das wird von dem ein oder anderen Vermieter vergessen, was nicht unbedingt böse Absicht sein muss. Das ist ja auch schon wieder eine Weile her.“

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Im kommenden Jahr, also bei der Abrechnung für 2023, „spielen die Preisbremsen eine Rolle.“ Diese greifen allerdings schon beim Versorger. Die Vermietenden zahlen also bereits weniger und geben dies entsprechend an die Mietenden weiter. „Da gibt es ‚nur‘ den Überprüfungsbedarf, den es sonst auch gibt“, so Jörg Hänsel.

Welche Fehler tauchen häufig bei Nebenkostenabrechnungen auf?

„Eine mögliche Fehlerquelle ist der Verteilerschlüssel“, weiß Jörg Hänsel. Nach gesetzlichem Standard werden die Betriebskosten zwischen den Mietenden nach der Wohnfläche aufgeteilt. Es gebe aber auch Vermieter, die die Kosten nach der Personenanzahl pro Haushalt verteilten. „Das muss aber ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten sein.“ Gerade für eine Familie könne es sich kostengünstig auswirken, auf die Verteilung nach Fläche zu pochen, wenn im Vertrag nichts Gegenteiliges festgehalten worden ist.

Ein weiterer Punkt, den es zu beachten gilt: Das Ausmerzen von Fehlern aus dem vorangegangenen Jahr. „Manchmal versuchen Vermieter, Kosten aus vergangenen Abrechnungszeiträumen, die sie vergessen haben, in einer aktuellen Abrechnung unterzubringen. Das geht natürlich nicht“, sagt Jörg Hänsel. Das sei aber nicht immer leicht zu erkennen, im Zweifel müssen Mietende hier den Einblick in die Rechnungen fordern.

Wie sollte ich bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung vorgehen?

Vermietende haben zwölf Monate Zeit, um die Nebenkosten abzurechnen. In diesem Zeitraum können sie diese Abrechnung auch noch korrigieren. Wenn der abzurechnende Zeitraum also bis zum 31.12.2022 geht, kann die Abrechnung bis zum 31.12.2023 noch vom Vermieter korrigiert werden. Danach geht das von dessen Seite aus nicht mehr.

Zwölf Monate Zeit haben Mietende auch, wenn sie einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdecken – allerdings ab Erhalt der Abrechnung. Wird dieser Zeitraum verpasst, muss die fehlerhafte Abrechnung bezahlt werden. Zögern sollte man hier aber nicht. „Fehler zu den eigenen Ungunsten sollten immer beim Vermieter angezeigt werden. Wenn dann keine Reaktion kommt, sollte man ein Einschreiben zum Vermieter schicken“, sagt Jörg Hänsel. Denn im Zweifel müssten die Mietenden nachweisen, dass sie die Fehler angemerkt haben.

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Je nach Fehler, den man entdeckt, kann man als Mietender aber auch selbst tätig werden. Jörg Hänsel sagt: „Wenn man den Fehler selbst korrigieren kann – zum Beispiel, wenn eine nicht umlagefähige Position berechnet wurde –, kann man dem Vermieter dies auch mitteilen und nur das verbleibende Abrechnungsergebnis bezahlen.“