Denklingen – Wenn Uwe Ufer den Erfolg seiner Arbeit als kaufmännischer Vorstand der Diakonie Michaelshoven in Köln an etwas festmachen soll, dann zitiert er am liebsten aus der Zeitschrift der Mitarbeitervertretung: „Als es losging, stand dort zu lesen: ,Wir sind doch nicht bei Porsche’“, erzählt der 52-jährige Denklinger – und fügt schmunzelnd hinzu: „Zwei Jahre später stand dort dann: ,Wir sind nicht Porsche, wir sind besser.“

Ein Vorbild für Kommunen und Kreise?

Mit Verwaltungen kennt sich Uwe Ufer aus: Geboren in Bergneustadt, aufgewachsen in Wildbergerhütte, begann er seine Laufbahn in Reichshof, studierte unter anderem an der Fachhochschule für Öffentliche Verwaltung und wurde Diplom-Verwaltungswirt. In Reichshof war er von 1995 bis 2000 Kämmerer. Dann wechselte er nach Morsbach und wurde Erster Beigeordneter.

2004 ließ sich Ufer als parteiloser Kandidat zum Bürgermeister von Hückeswagen wählen und blieb bis 2013 – gewählt 2009 mit einem Ergebnis von 91,8 Prozent. „Am Ende habe ich mich gefragt, was ich da noch erreichen soll“, erklärt er seinen Rückzug vor der Wahl 2013. Im selben Jahr wurde er Kaufmännischer Vorstand bei der Diakonie Michaelshoven.

Ob er noch mal zurück in die Politik wolle? Zumindest sagt er: „Letztlich sind auch Kommunen und Kreise nichts anders als Non-Profit-Organisationen.“ Bis zur Rückkehr muss sich die Politik aber gedulden oder gute Argumente finden: Ufer hat gerade den Vertrag bei der Diakonie Michaelshoven bis 2023 verlängert. (kmm)

Wie er die Diakonie in den vergangenen Jahren umgebaut hat, das hat er gemeinsam mit dem Sozialwirtschaftsexperten Prof. Dr. Friedrich Vogelbusch und mit Peter Nowak in einem Buch aufgeschrieben, das einen ambitionierten Titel trägt: „Verwaltung 4.0 – Wie man Non-Profit-Organisationen zukunftsfest machen kann“. „Eine Art Kochbuch“, wie Ufer selbst über das Buchprojekt sagt.

„Non-Profit“ mache es nicht leichter, die zugehörigen Verwaltungen zu reformieren, erklärt Ufer. Und dennoch sei es notwendig, wie bei der Diakonie Michaelshoven. „Als Diakonie bekommen wir Geld, damit wir Menschen versorgen – von anderen Menschen und vom Staat.“ Das Ziel müsse sein, dass immer mehr davon für die Versorgung der Menschen übrigbleibe und immer weniger für den Apparat benötigt werde. Und dabei, das betont Ufer, gehe es eben nicht einfach nur darum, Kosten zu sparen, indem man Mitarbeiter entlässt, sondern Arbeitsprozesse zu verändern.

Und auch bei einer Sozialfirma kann es Wachstum geben, wenn auch aus anderen Gründen als bei börsennotierten Unternehmen. „Als ich im November 2013 gekommen bin, hatten wir 1670 Mitarbeiter an etwa 100 Standorten. Jetzt sind es 2750 Mitarbeiter an 250 Standorten“, sagt Ufer über das Sozialunternehmen, das seinen Hauptsitz in Köln-Rodenkirchen hat.

Warum wächst eine Firma, obwohl niemand außer der Allgemeinheit ein wirtschaftliches Interesse am Wachstum hat, weil alle Gewinne im System selbst neu angelegt werden müssen? „Der Grund ist auch und vor allem der Aufwand für die Verwaltung“, erklärt Ufer. Er erinnert an die Übernahme des Ernst-Christoffel-Hauses in Nümbrecht durch die Diakonie Anfang des Jahres: „Der frühere Betreiber hatte nur ein Heim, für das er den gesamten Apparat vorhalten musste. Irgendwann ist das zu viel geworden.“ Umgekehrt sei Wachstum wichtig für die Diakonie Michaelshoven, damit sich genau dieser Apparat lohnt. Zugleich darf der aber nicht zu groß werden.

Was sind also solche „schlechten Prozesse“, die man verändern kann? Ufers bestes Beispiel ist das Rechnungswesen: „Früher gingen Rechnungen an unsere Firma per Post an 170 Adressen. Heute gibt es eine Rechnungsadresse und die digitale Rechnung wird dann automatisch an denjenigen weitergeleitet, der sie zu prüfen hat.“

Seit Jahrzehnten SAP-Fan

Hinter dieser Digitalisierung des Rechnungswesens versteckt sich auch eine alte Freundschaft: Software und ihre Anwendung spielte immer eine wichtige Rolle in Ufers Verwaltungen. Schon als Bürgermeister in Hückeswagen (s. Kasten), wo er und seine Verwaltung für den Umbau der Dienstleistungen mehrfach ausgezeichnet wurden, war sein Partner SAP. „Ich bin schon seit Jahrzehnten ein Fan“, sagt Ufer über den Softwarehersteller. Das blieb er auch, als er 2013 kaufmännischer Vorstand bei der Diakonie Michaelshoven wurde. Als er sich deshalb 2016 bei SAP nach einer Software-Lösung für die Diakonie erkundigte, erhielt er das Angebot, eine Weiterentwicklung der Software namens „S/4Hana“ weltweit exklusiv zu testen und im Betrieb einzusetzen. „Alle haben mir abgeraten. Alle haben gesagt: ,Nimm das Vorgängerprodukt. Das ist erprobt’“, erzählt Ufer. Schließlich, das weiß auch der 52-Jährige, könne der Ausfall so einer Software dazu führen, dass ein Unternehmen monatelang keine Rechnungen bezahlen kann. Trotzdem habe er sich für das SAP-Angebot entschieden. „Wir hatten uns gerade erst vorgenommen, in unserem Bereich die Ersten sein zu wollen. Da wäre es unlogisch gewesen, bei nächstbester Gelegenheit das nicht sein zu wollen“, sagt Ufer.

Dabei wusste er, dass die Software allein noch nichts ändert. Deshalb passte die Diakonie ihre gesamten Prozesse den Abläufen an – mit Erfolg: Von den 800 Mitarbeitern, die die Diakonie in den vergangenen drei Jahren zusätzlich eingestellt hat, arbeitet kein einziger in der Verwaltung.

Ein Erfolg, den nicht nur Ufer selbst, sondern auch seine Mitarbeiter zu spüren bekommen: „Wenn die Vertreter von einem großen Autobauer aus Detroit zu uns kommen, um sich anzusehen, wie wir das mit der Software hinkriegen, dann verändert das Menschen – im positiven Sinn.“