Für zahlreiche Arbeitnehmer ist es eine bekannte Situation: Ihr Terminkalender ist prall gefüllt, jedoch bleibt nach Feierabend die Frage nach dem konkreten Nutzen dieser Besprechungen offen. Die Ursache ist selten eine einzelne Besprechung, sondern vielmehr die hohe Anzahl und der Umfang der Zusammenkünfte.

Eine deutliche Richtlinie hierzu kommt von Eva Schulte-Austum, die als Wirtschaftspsychologin und Business-Coach tätig ist. „Die Faustregel aus der Forschung lautet: Mehr als zwei Stunden Meetings pro Tag kosten messbar Produktivität und Erinnerungsleistung“, erläutert die Fachfrau. Hierbei bezieht sie sich auf die Summe der Zeit für alle Besprechungen, nicht auf die Länge einer einzelnen Sitzung.

Die Bedeutung der Teilnehmerzahl

Allerdings ist nicht allein die Dauer der Besprechungen ausschlaggebend. Die Zahl der Anwesenden hat ebenfalls einen wesentlichen Einfluss darauf, ob letztlich handfeste Resultate entstehen. Laut Schulte-Austum ist eine Gruppe von fünf bis sieben Mitgliedern in der Lage, eine zielgerichtete Besprechung mit eindeutigen Entscheidungen effektiv zu verarbeiten. Ein Sitzungsprotokoll sowie eine für jede Entscheidung benannte zuständige Person sind hierfür die Grundlage.

Sobald jedoch Gruppen aus zehn oder mehr Teilnehmenden bestehen, sinkt das gemeinsame Erinnerungsvermögen deutlich. „Zu viele Perspektiven, zu wenig gemeinsamer Fokus“, kommentiert Schulte-Austum. Für umfangreiche Teams, die 15 oder mehr Personen umfassen, wird die Situation noch schwieriger.

„Jeder Beschluss braucht einen Namen“

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die tägliche Arbeit? Die Expertin für Wirtschaftspsychologie empfiehlt: „Lieber drei kleine, fokussierte Meetings als ein großes, in dem alle anwesend, aber gedanklich abwesend sind.“ Darüber hinaus sei die Festlegung von Verantwortlichkeiten essenziell. „Jeder Beschluss braucht einen Namen dahinter“, betont Schulte-Austum. Eine eindeutige Aufgabenverteilung, beispielsweise mit der Formulierung „Anna kümmert sich bis Freitag“, stellt sicher, dass Vorhaben umgesetzt werden. Um Besprechungen effektiv zu organisieren, sollten diese folglich mit weniger Teilnehmern, kürzerer Dauer und klareren Zuständigkeiten geplant werden. (dpa/red)

Dieser Inhalt wurde mit Hilfe von KI erstellt.