Alle stimmen zu, niemand hat Einwände – doch wenige Wochen später erinnert sich jeder anders an das, was beschlossen wurde. Manchmal ist die Erinnerung auch komplett verschwunden. Dieses Phänomen im Berufsleben ist als Meeting-Amnesie bekannt. Es beschreibt, wie Vereinbarungen aus Besprechungen verblassen, obwohl zunächst Konsens herrschte.

Die Wirtschaftspsychologin und Unternehmensberaterin Eva Schulte-Austum erklärt das Phänomen so: «Meeting-Amnesie beschreibt das Phänomen, dass ein Team ein Meeting verlässt, scheinbar einig ist – alle nicken, keiner widerspricht – und zwei Wochen später jeder eine andere Version der 'getroffenen Entscheidung' im Kopf hat. Oder schlimmer: gar keine mehr». Es gibt dafür klassische Indikatoren: Beschlüsse, die bereits getroffen wurden, werden in der folgenden Sitzung erneut verhandelt. Zuweisungen von Aufgaben erfolgen, aber die Zuständigkeit empfindet niemand. Ein versandtes Protokoll wird nicht zur Kenntnis genommen. Teilnehmer fragen sich dann im nächsten Termin erstaunt: «Das haben wir so beschlossen?».

Das sind die häufigsten Ursachen

Meistens sind es mehrere zusammenwirkende Faktoren, die dazu führen, dass Besprechungsinhalte kaum nachwirken. Eine kognitive Überlastung ist ein Hauptgrund. «Das Gehirn priorisiert. Was emotional wenig aufgeladen ist und keine klare Struktur hat, speichert es schlechter», erläutert Schulte-Austum. Ein weiterer Aspekt ist der Pseudo-Konsens: Zustimmung wird durch Nicken oft nur simuliert, um Harmonie zu wahren, was eine tiefere Verarbeitung der Inhalte verhindert.

Auch eine Ermüdung durch Entscheidungen kann eine Ursache sein. «Je mehr Entscheidungen ein Mensch an einem Tag trifft, desto schlechter wird die Qualität der späteren», so die Wirtschaftspsychologin. Ein unsicheres Arbeitsklima ist laut Greta Silver, Autorin und Expertin für Mitarbeitermotivation, ein Kernproblem. Aus Furcht, negativ aufzufallen, werden wichtige Fragen wie «Wofür genau machen wir das eigentlich?» selten gestellt. Das Resultat laut Silver: «Jeder geht mit seiner eigenen Wahrheit nach Hause».

Homeoffice und Konzerne besonders anfällig

Schulte-Austum hat in ihrer Tätigkeit als Beraterin einige typische Konstellationen ausgemacht. So dienen Besprechungen in großen Unternehmen mit ausgeprägten Hierarchien oft mehr der Risikovermeidung als der Lösungsfindung: «Wer nichts entscheidet, kann nichts falsch machen – und folglich prägt sich auch nichts ein.» Stark gefährdet sind zudem Firmen in Phasen des Umbruchs, etwa durch Digitalisierung. Die hohe emotionale Belastung und Informationsflut führen dazu, dass das Gehirn selektiert. «Das Gehirn wählt aus – und lässt vieles fallen», sagt Schulte-Austum. Auch die virtuelle Zusammenarbeit kann das Erinnern erschweren. «Im Videocall fehlt der räumliche Anker. Neurowissenschaftlich betrachtet braucht das Gedächtnis Kontextreize – ein Geruch, ein Raum, ein Gesicht», erklärt die Expertin. Ohne diese Ankerpunkte sei die Speicherleistung des Gehirns reduziert.

Was wirklich gegen das Vergessen hilft

Laut Greta Silver ist die Grundvoraussetzung eine offene Atmosphäre, in der Mitarbeiter sich trauen, ihre Meinung zu äußern und kritische Fragen zu stellen. Sie regt an, Sitzungen mit unkonventionellen Fragen zu eröffnen, beispielsweise: «Worüber regt ihr euch hier wirklich auf?», «Was blockiert euch?» oder «Welche Idee wurde hier vielleicht viel zu früh aufgegeben?». Ferner sollten Vorschläge nicht umgehend kritisiert werden. Silver rät zu einer anderen Herangehensweise: «Nicht: Das hatten wir schon mal. Sondern: Warum hat es damals nicht funktioniert? War die Idee falsch – oder nur der Blick darauf?».

Eine weitere wirksame Methode stammt von Eva Schulte-Austum: der «Wer macht was bis wann»-Satz. Zum Abschluss einer jeden Besprechung soll jeder Teilnehmer reihum kurz zusammenfassen: «Ich nehme mit: X. Ich erledige: Y. Bis: Z.». Der Zeitaufwand ist gering, der Nutzen jedoch groß. «Es ist neuropsychologisch hocheffizient – denn: Wenn ich etwas laut ausspreche, verankere ich es tiefer im Gedächtnis als wenn ich es nur höre», begründet die Wirtschaftspsychologin. Ein solcher Abschluss deckt zudem sofort auf, falls es unterschiedliche Interpretationen des Besprochenen gibt.

Das Phänomen ist allerdings nicht ausschließlich ein Problem der Führungsebene. Mitarbeiter ohne Leitungsfunktion können ebenfalls aktiv entgegenwirken. Die Einforderung von klaren Zuweisungen und Verantwortlichkeiten ist nicht nur Aufgabe von Vorgesetzten. Greta Silver formuliert es so: «Die Energie eines Unternehmens verändert sich. Menschen hören anders zu, wenn sie nicht mehr Zuschauer, sondern Mitgestalter sind.» Für den Arbeitsalltag heißt das: bei Unklarheiten nachfragen und Initiative ergreifen, wenn Aufgaben unverteilt bleiben. Das schriftliche Festhalten der eigenen Erkenntnisse nach einer Sitzung hilft gegen die persönliche Vergesslichkeit und stärkt die Verbindlichkeit im gesamten Team. (dpa/red)

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