Das Dienstleistungsunternehmen von Frank Glaeser in Kuchenheim kümmert sich seit 30 Jahren um Akteneinlagerungen und Insolvenzen.
FirmenporträtAus ehemaligen Stallungen in moderne Hallen in Kuchenheim
Von Tom Steinicke
5 min
Ein System mit System: In diversen Hallen sind rund zwei Millionen Akten eingelagert.
Copyright: Frank Glaeser Dienstleistungen
Wenn ein Unternehmen insolvent wird, Tausende Personalakten und Geschäftsordner abgewickelt werden müssen oder niemand weiß, wohin mit jahrzehntealten Ordnern, beginnt meist die Arbeit von Spezialisten, die im Hintergrund arbeiten. Einer von ihnen ist Frank Glaeser aus Kuchenheim. Mit seinem Unternehmen kümmert er sich um Personalabwicklungen in Insolvenzverfahren, Akteneinlagerungen, Aktenarchivierung, Nachlassverwertungen sowie die Bewertung und Verwertung von Inventar. Heute lagern in den Hallen des Betriebs rund zwei Millionen Aktenordner.
Der Weg dorthin begann allerdings eher zufällig. Glaeser hatte ursprünglich eine Ausbildung zum Installateur gemacht und später eine zweite Ausbildung als Groß- und Außenhandelskaufmann absolviert. Mit Insolvenzen oder Personalverwaltung hatte er damals nichts zu tun. Anfang der 1990er-Jahre ergab sich über seinen Stiefvater jedoch die Gelegenheit, in einer Kölner Kanzlei bei der Abwicklung von Konkursverfahren im Personalbereich zu arbeiten – so hieß das Insolvenzverfahren damals noch.
Ich hatte wirklich von nichts eine Ahnung.
1992 begann er dort, zunächst ohne große Vorkenntnisse. „Ich hatte wirklich von nichts eine Ahnung“, erinnert sich der heute 58-Jährige. Doch er arbeitete sich schnell ein. Abends ließ er sich Abläufe erklären, lernte die Strukturen der Verfahren kennen und entwickelte Ehrgeiz für das neue Arbeitsfeld.
Zum 1. August 1996 folgte schließlich der Schritt in die Selbstständigkeit. Unterstützt von seinem damaligen Ausbilder übernahm er erste Aufträge, vor allem in der Personalabwicklung von Insolvenzverfahren. In diesem Bereich kümmern sich spezialisierte Dienstleister unter anderem um die Berechnung von Insolvenzgeld, Kündigungen, Sozialpläne und die Kommunikation mit Behörden. Gerade für Insolvenzverwalter ist diese Arbeit wichtig, weil sie sicherstellen müssen, dass Mitarbeiter trotz Zahlungsunfähigkeit des Unternehmens weiter korrekt betreut werden.
Als zweites Geschäftsfeld kam die Einlagerung von Akten hinzu
Ein zweites Geschäftsfeld entstand wenig später durch eine einfache Anfrage. Ein Insolvenzverwalter fragte Glaeser, ob er auch Akten einlagern könne. „Ja“, lautete seine Antwort, obwohl er damals noch gar keine entsprechende Infrastruktur hatte. Die ersten Ordner landeten schlicht in einer Doppelgarage. Als der Platz schnell nicht mehr ausreichte, folgte der nächste Schritt: Ein alter Stall im Dorf wurde angemietet und mit Regalen ausgestattet. Kurz darauf kam ein ehemaliger Schweinestall hinzu. Aus diesen improvisierten Lagern entwickelte sich im Laufe der Jahre ein professionelles Archivsystem. Heute verfügt das Unternehmen über mehrere Hallen mit insgesamt rund 5000 Quadratmetern Lagerfläche.
Inzwischen lagern dort laut Glaeser etwa zwei Millionen Aktenordner – auch von Unternehmen, die weit von der Insolvenz entfernt sind, aber schlichtweg keinen Lagerplatz haben – oder es ihnen zu teuer ist, selbst eine Halle zu mieten.
Mitarbeiter Niklas Müller macht Botenfahrten durch die Republik
Jeder einzelne Aktenordner wird erfasst, beschriftet und einem genauen Standort zugeordnet. Kunden erhalten einen digitalen Zugang und können online sehen, welche Akten bei Glaeser eingelagert sind. Benötigt ein Unternehmen einen Ordner, kann er direkt angefordert werden. Mitarbeiter holen ihn aus dem Regal und schicken ihn zu oder digitalisieren den Inhalt. Ein nicht mehr wegzudenkender Mitarbeiter in diesem Bereich ist Niklas Müller. Ihn und Glaeser verbindet viel: die Liebe zum Handball, die Liebe zum Heimatort Kuchenheim. Und aus dem Arbeitsverhältnis ist längst eine enge Freundschaft geworden.
Seit 30 Jahren Chef: der Kuchenheimer Frank Glaeser.
Copyright: Tom Steinicke
Müller kümmert sich um den Transport der Akten, um die richtige Einlagerung. Und macht mittlerweile auch Botenfahrten quer durch Deutschland, wenn ein Kunde die angeforderte Akte lieber persönlich ausgehändigt bekommen möchte, statt sie sich mit der Post schicken zu lassen.
Die Digitalisierung eines Ordners ist teurer als die Einlagerung
Trotz der Digitalisierung entscheiden sich viele Firmen bewusst dafür, ihre alten Unterlagen weiterhin physisch einzulagern. Der Grund ist oft wirtschaftlicher Natur: Einen Ordner zu digitalisieren kostet schnell mehrere Dutzend Euro – für denselben Betrag kann er oft viele Jahre eingelagert werden. Neben der Archivierung hat sich das Unternehmen inzwischen auch auf die Bewertung und Verwertung von Inventar spezialisiert. Wenn Firmen in Insolvenz gehen, müssen Maschinen, Möbel oder Warenbestände erfasst, bewertet und verkauft werden. Die Bandbreite der Gegenstände ist groß: Büromöbel, Fahrzeuge, Tresore, Gastronomieeinrichtungen oder komplette Lagerbestände.
Manchmal sind es ungewöhnliche Fälle. In einem Verfahren mussten beispielsweise zahlreiche Tiefkühltruhen, in einem anderen mehrere hundert Tresore aus einem Geschäftsbetrieb verwertet werden. Auch da kommt Müller ins Spiel, der sein Netzwerk nutzt, indem er neue Ware gerne im Whatsapp-Status teilt. Aber auch über die Homepage des Dienstleistungsunternehmens kann mittlerweile direkt bei den Auktionen mitgeboten werden.
Frank Glaeser erlebt auch viele persönliche Geschichten
Ein weiteres Tätigkeitsfeld ist die Nachlassverwaltung. Wenn Menschen sterben und keine Erben vorhanden sind oder diese das Erbe ausschlagen, kümmern sich Nachlasspfleger um die Abwicklung. Unternehmen wie das von Glaeser übernehmen dann praktische Aufgaben: Wohnungen sichern, Wertgegenstände erfassen, Inventar verwerten und schließlich die Wohnungen und Häuser räumen. „Dabei sieht man auch, wie viele Menschen tatsächlich allein sterben“, sagt Glaeser.
Neben den organisatorischen Aufgaben erlebt er in seiner Arbeit auch viele persönliche Geschichten. Besonders schwierig sind Insolvenzen kleiner Familienbetriebe. Wenn Mitarbeiter nach Jahrzehnten im Unternehmen plötzlich ihre Stelle verlieren, bleibt das nicht ohne Eindruck. „Wenn jemand 30 oder 40 Jahre im selben Betrieb gearbeitet hat und man ihm sagen muss, dass jetzt Schluss ist, geht das schon an die Substanz“, sagt Glaeser. Gerade bei kleineren Firmen kenne man die Menschen oft persönlich.
Während der Pandemie kam das Geschäft beinahe zum Erliegen
Das Geschäft mit Insolvenzen verläuft zudem in Wellen. Während der Corona-Pandemie kam das Geschäft praktisch zum Erliegen. Viele Dienstleister saßen plötzlich ohne Aufträge da. Erst später stiegen die Zahlen wieder. Auch solche Schwankungen gehören zum Alltag in der Branche.
Heute arbeiten rund ein Dutzend Mitarbeiter für das Unternehmen in Kuchenheim. Die Aufgaben sind aufgeteilt: Einige kümmern sich um Personalabwicklung, andere um die Einlagerung von Akten. Ein weiterer Bereich ist die Bewertung sowie Verwertung und Werteermittlung von Immobilien.
Die Philosophie des Unternehmens ist von Anfang an gleich
Trotz des Wachstums ist die Philosophie des Unternehmens gleich geblieben. Glaeser wollte nie ein riesiges Unternehmen haben. Wichtig sei ihm vor allem, bodenständig zu bleiben. Der Standort in Kuchenheim sei bewusst gewählt worden – fern von teuren Bürostandorten in Großstädten. „Wir wollten immer so arbeiten, dass wir auch mit überschaubaren Kosten auskommen“, sagt er.
Vom improvisierten Aktenlager in einer Garage über Ställe bis hin zu modernen Hallen hat sich das Unternehmen Schritt für Schritt entwickelt. Und eines ist in all den Jahren gleich geblieben: Langweilig wird dieser Job selten. Jeden Tag kann etwas anderes passieren – und oft weiß man morgens noch nicht, womit man sich am Abend beschäftigt hat. Und das mache das Ganze so spannend und abwechslungsreich, so Glaeser.