Im öffentlichen Dienst ist vieles streng geregelt. Dass sich Beamte und Angestellte an diese Vorschriften halten müssen, gilt als Binsenweisheit. Bei den städtischen Bühnen jedoch scheint sich eine Mentalität eingeschlichen zu haben, bei der es mit Formalien nicht so genau genommen wird. In einer Arbeitsanweisung der sogenannten „eigenbetriebsähnlichen Einrichtung“ der Stadt ist klar formuliert, dass Kreditkarten nur ausnahmsweise genutzt werden dürfen, wenn es gar nicht anders geht. Grundsätzlich soll auf Rechnung gekauft werden, damit es ordentliche Belege gibt. In den Jahren 2022 bis 2025 jedoch lief die Nutzung von Kreditkarten bei den Bühnen offenbar ziemlich aus dem Ruder, wie ein interner Geheimbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Sonderkasse der Bühnen zeigt, der der Rundschau vorliegt.

Die frühere Oberbürgermeisterin Henriette Reker hatte die entsprechende Kontrolle noch in ihrer Amtszeit im Sommer vergangenen Jahres in Auftrag gegeben. Und die Prüferinnen und Prüfer fanden reichlich Auffälligkeiten: Gab es im Jahr 2019 noch zehn Kreditkarten bei den städtischen Bühnen, wuchs die Zahl später auf bis zu 25 an. Und während der überprüften drei Jahre wurde ein Gesamtvolumen von mehr als 700.000 Euro ausgegeben. „Die restriktiven Regeln für die Nutzung von Kreditkarten wurden nicht hinreichend eingehalten“, ist das nüchterne Fazit der Prüfer. Und es kommt noch schlimmer: In vielen Fällen ließ sich nicht mehr ordentlich klären, wofür das Geld überhaupt ausgegeben wurde: „Die Belege zu den geprüften Abrechnungen der Karten waren zum Teil weder formal noch inhaltlich als Nachweise für die Geschäftsvorfälle ausreichend“, heißt es im amtlichen Prüfergebnis.

Nur Stichproben geprüft

Den Stein ins Rollen brachten öffentliche Äußerungen des früheren Intendanten der Bühnen, in denen er sich gegen Vorwürfe einer missbräuchlichen Nutzung städtischer Kreditkarten gewehrt hatte. Er hatte dabei angegeben, das Rechnungsprüfungsamt habe seine Abrechnungen geprüft und keine Unstimmigkeiten festgestellt. Das Resultat der Nachprüfung spricht nun eine ganz andere Sprache. Die damalige Intendantenkarte wurde vollständig kontrolliert, zu den weiteren Karten wurden nur Stichproben genommen.

Die restriktiven Regeln für den Einsatz der Karten wurden beispielsweise ignoriert, als bei Amazon Business, Zalando, Rewe, Flyeralarm, Otto oder dem Drogeriemarkt DM eingekauft wurde – allesamt Firmen, die gerade bei Geschäften oder Institutionen als Kunden selbstverständlich den Kauf auf Rechnung anbieten. Zudem gibt es natürlich bei dem städtischen Betrieb Abteilungen, die günstige Rahmenverträge mit Anbietern haben. Aber statt bei der zuständigen IT-Abteilung zu ordern, wurden unter anderem Drucker, Monitorhalterungen, Switches und eine Powerbank per Kreditkarte erworben. Statt wie vorgesehen Büromöbel beim Gebäudemanagement zu bestellen, kaufte man lieber mit der Plastik-Bezahlkarte mehrere Bürohocker und einen Garderobenständer. Und Toner, Post-It-Notes, Sammelmappen, Notizbücher und Stehsammler wurden nicht etwa über die Poststelle der Bühnen bezogen, wie es vorgeschrieben war, sondern auch einfach mit Kreditkarten besorgt. Günstiger sei das für die Stadt jedenfalls nicht gewesen, heißt es im Prüfbericht.

Selbst als Privatmensch weiß man, dass Abrechnungen von Kreditkarten zeitnah überprüft werden sollten. Die Reklamationsfrist, in der man beispielsweise falsche Abbuchungen melden kann, beträgt in der Regel zwei Wochen. So ist es auch bei den Kreditkarten, die bei den städtischen Bühnen eingesetzt werden. Deshalb wurde festgelegt, dass die Überprüfung durch die jeweiligen Dienststellen innerhalb von spätestens fünf Wochen stattfinden sollte. Die Prüfer jedoch stolperten darüber, dass die Abrechnungen in 30 Fällen der Stichprobe erst nach diesem Zeitraum erfolgten – in einem Fall sogar erst nach sieben Monaten.

Vier-Augen-Prinzip wurde missachtet

Zudem müssen Abrechnungen den städtischen Vorschriften zufolge stets von zwei Personen unterschrieben werden: dem Menschen, der die Ausgabe getätigt hat, und einer weiteren verantwortlichen Person. In vielen Fällen sei das nicht geschehen, es wurden sogar zwei Fälle gefunden, in denen die Abrechnungen überhaupt nicht unterzeichnet worden waren. Süffisant merken die Prüfer in ihrem Bericht an, dass das Vier-Augen-Prinzip bei der Kontrolle von Kreditkartenabrechnungen konsequent eingehalten werden solle.

Zu den kontrollierten Abrechnungen gehören üblicherweise auch Belege, die Auskunft darüber geben, was exakt bezahlt wurde. Auch hier ging es offenbar drunter und drüber. In drei Fällen habe es sich um „Bestellinformationen von Ebay mit einer privaten Lieferadresse“ gehandelt. Bei Hotels wurden nur Buchungsbestätigungen vorgelegt und keine Rechnungen, bei einem E-Ticket für einen Flug fehlte die Angabe des Preises, bei einer Flug-Rechnung war überhaupt nicht angegeben, wer da gereist ist – Letzteres wurde dem Prüfbericht zufolge nicht einmal handschriftlich ergänzt.

Bei den Belegen scheint es an vielen Stellen enormen Wildwuchs gegeben zu haben. Die Prüfer fanden manche gar nicht, andere waren nicht eindeutig zuzuordnen oder zeigten andere Summen als tatsächlich von den Kreditkarten abgebucht wurden.

Unseriöse Firmen beauftragt

Auch wurde bei Firmen eingekauft, die offenbar nur bedingt seriös sind, weil sie das Lieferkettenschutzgesetz nicht einhalten, keine ordnungsgemäßen Rechnungen ausstellen oder die gewerbliche Nutzung der gekauften Produkte verbieten. Noch während der laufenden Prüfung haben die Fachleute deshalb im städtischen Intranet darauf hingewiesen, dass bei solchen „problematischen Anbietern“ natürlich nichts geordert werden darf.

Dem Fall einer „Silvesterparty“ im Jahr 2024 widmen die Kontrolleure in ihrem internen Bericht besondere Aufmerksamkeit. Goldfolie, Plastikbälle, Trockeneis und Girlanden zum Dekorieren sowie Getränke wurden für mehr als 1100 Euro per Kreditkarte bezahlt. Junge Leute sollten zur Gratis-Party mit Ensemble-Mitwirkenden eingeladen werden, ein DJ spielte auf. „Die Veranstaltung wurde auf Nachfrage als Werbemaßnahme und kulturelle Veranstaltung eingeordnet“, heißt es nun im Fazit der Prüfung. Eine vollständige Dokumentation der Veranstaltung gebe es aber nicht, Bestellzettel sind nicht auffindbar, obwohl vorher sogar eine Bedarfsprüfung vorgeschrieben gewesen wäre.

Zum Staunen brachte das Rechnungsprüfungsamt auch ein Fall, in dem die Bestellung von bedruckten Beuteln über mehr als 1200 Euro von einer ehemaligen Mitarbeiterin veranlasst worden sei. Diese seien wohl an Besucher eines Festivals verteilt worden. Letztlich sei aber nicht mehr nachvollziehbar, ob dieser „Vergabevorgang“ irgendwie dokumentiert worden sei.

Dienstreise wurde teurer

Im Mai 2025 wiederum waren zwei Mitarbeitende auf Dienstreise nach England und sollen in den dafür gestellten Anträgen angegeben haben, dass Reisekosten von 200 Euro pro Person entstehen würden. Letztlich wurden es aber mehr als 1350 Euro, davon gut 520 Euro an Hotelkosten. Auf Nachfrage soll von den städtischen Bühnen erklärt worden sein, dass es sich zu dem Zeitpunkt um das günstigste Hotel in der Nähe des Veranstaltungsortes gehandelt habe. Vergleichsangebote wurden aber nicht gefunden.

Besonders dreist scheint eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter gewesen zu sein, als es um Bestellungen beim Lebensmittelhändler Rewe in Höhe von mehr als 1700 Euro ging: Für diese Summe kassierte die Person privat Payback-Punkte. Diese Bonuspunkte können bar ausgezahlt oder in Prämien getauscht werden. Bei weiteren Rechnungen waren die Seiten bei der Prüfung plötzlich verschwunden, auf denen die Payback-Punkte aufgeführt waren, einmal fand sich nur noch eine Rechnungskopie, bei der die entsprechende Stelle abgedeckt war. Bereits im Jahr 2006 hatte das Bundesfinanzministerium darauf hingewiesen, schreiben die Prüfer, dass dienstlich erworbene Payback-Punkte als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten und deshalb private Payback-Karten bei Einkäufen für die Bühnen grundsätzlich nicht eingesetzt werden dürfen.

In seinem Papier, das nur den Politikerinnen und Politikern des Rechnungsprüfungsausschusses in nicht öffentlicher Sitzung ausgehändigt wurde, warnt das zuständige Amt vor drohenden Folgen. „Geschäftsvorfälle“ müssten nachgewiesen werden, um Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend zu machen. Fehlen die Belege oder sind sie unvollständig, wird das natürlich schwierig.

Stadtverwaltung reagiert nicht

Und: „Der vorsorgliche, verantwortungsbewusste Umgang mit betrieblichen Mitteln ist nicht zuletzt vor dem Hintergrund der prekären Haushaltslage zwingend zu beachten.“ Den Anforderungen an eine hinreichende und nachvollziehbare Dokumentation entspreche das Verfahren für die Abwicklung von Zahlungsgeschäften mit Kreditkarten bei den städtischen Bühnen jedenfalls „derzeit nicht“.

Eine Anfrage der Rundschau zu Konsequenzen aus dem Bericht ließ die Stadt unbeantwortet. So gibt es keine Information, ob die Zahl der Kreditkarten inzwischen wieder reduziert wurde. Auch gibt die Stadtverwaltung keine Auskunft darüber, ob und inwieweit zumindest grobe Verfehlungen wie die private Verbuchung von Payback-Punkten rechtlich verfolgt wurden oder werden und welche steuerrechtlichen Schwierigkeiten den städtischen Bühnen nun drohen. Der Fall dürfte noch für weiteren Gesprächsstoff im Rathaus sorgen.